Comment Gérer les Retards des Transporteurs

La gestion des arrivées des transporteurs est cruciale pour assurer le bon fonctionnement des opérations d’entrepôt, en particulier en ce qui concerne la planification des quais. Cependant, les arrivées tardives peuvent perturber même les meilleures organisations. Lors d’un webinaire, deux gestionnaires d’entrepôt expérimentés ont expliqué comment ils géraient les retards avant et après la mise en place d’un logiciel de gestion des rendez-vous de quai. Une question fréquente était : Comment votre entrepôt gère-t-il les retards des transporteurs ?

Étant donné la fréquence de ce problème dans les environnements d’entrepôt, nous souhaitons partager les points clés du webinaire ainsi que les retours que nous recueillons régulièrement auprès des clients utilisant un logiciel de planification des rendez-vous.

Établir une Politique Claire pour les Retards

Un thème récurrent lors du webinaire était l’importance de disposer d’une politique définie au sein de l’entreprise. Des règles claires concernant la prise de rendez-vous et la définition d’un « retard » sont essentielles. Cette politique permet de rationaliser les opérations et d’éviter les malentendus entre les équipes de l’entrepôt et les transporteurs.

La plupart des entreprises considèrent qu’un retard correspond à une arrivée avec plus de 30 minutes de décalage par rapport à l’horaire prévu. Selon notre expérience dans le secteur, les délais de grâce varient généralement entre 15 et 30 minutes. Cette clarté garantit que les processus d’automatisation de l’entrepôt fonctionnent sans accrochages et réduit les retards dans la gestion des chargements.

Gérer les Retards : Meilleures Pratiques

Que faire lorsqu’un transporteur est en retard ? L’approche dépend de plusieurs facteurs, notamment la priorité de la cargaison, le jour de la semaine et l’heure de la journée. Les deux gestionnaires du webinaire ont convenu que réintégrer le transporteur retardataire dans le prochain créneau disponible était souvent la meilleure solution. Toutefois, cela dépend de la flexibilité opérationnelle et de l’importance de la cargaison.

Les deux gestionnaires ont également souligné que le logiciel de planification joue un rôle clé dans la gestion des retards. L’un des gestionnaires applique des frais supplémentaires de 90 $/heure si le déchargement doit être effectué en dehors des heures normales. Cette petite pénalité incite les transporteurs à respecter les horaires. Un autre gestionnaire préfère reprogrammer les retards pour le lendemain, en particulier si leurs systèmes d’automatisation de l’entrepôt ne permettent pas de déchargements après les heures normales.

Arrivées Anticipées, Absences et Retards Importants

Si les retards posent problème, les arrivées anticipées et les absences sont également des enjeux majeurs qui affectent la planification des quais.

Gérer les Arrivées Anticipées

Les arrivées anticipées peuvent sembler moins problématiques, mais elles perturbent les flux de travail de l’entrepôt. Le personnel de l’entrepôt a généralement deux options :

1. Demander au chauffeur de revenir à l’heure prévue.

2. Inscrire le chauffeur sur une liste d’attente pour combler les éventuels créneaux laissés vacants par des retards ou des annulations.

Pour gérer efficacement les arrivées anticipées, certains entrepôts mettent en place un système de liste d’attente en utilisant un logiciel de planification des rendez-vous pour suivre les chauffeurs en attente. Cela garantit que les arrivées anticipées ne perturbent pas les activités des quais, notamment dans les opérations de transbordement, où le flux efficace est crucial.

Gérer les Retards Importants

Lorsqu’une cargaison est très en retard, elle perturbe tout le planning de gestion des chargements. Le créneau prévu devient libre, et sans application ou logiciel de planification des quais, ces créneaux peuvent rester inutilisés. Créer une liste d’attente est une solution pratique pour combler ces créneaux vacants et réduire les pertes de productivité.

Absences : Définition et Gestion

Une « absence » peut avoir un impact sévère sur la planification des rendez-vous. Les entrepôts doivent définir ce qu’ils considèrent comme une absence et appliquer des pénalités claires. Certaines entreprises demandent aux transporteurs de reprogrammer les chargements manqués, tandis que d’autres imposent des pénalités basées sur le temps perdu. Votre logiciel de planification des rendez-vous peut aider à suivre ces incidents et simplifier la manière dont votre entrepôt gère les absences.

Reporting : La Clé de la Responsabilité

Pour faire respecter les politiques concernant les retards ou les absences, des rapports solides sont indispensables. Le suivi manuel via des feuilles de calcul est fastidieux et souvent imprécis. Les outils d’automatisation des entrepôts, comme les logiciels de planification des quais, facilitent le suivi en permettant une collecte de données en temps réel.

Ces outils fournissent des rapports complets sur le respect des rendez-vous, les retards et les absences, ce qui permet de prendre des décisions basées sur les données. Avec un logiciel de planification des rendez-vous, vous pouvez appliquer vos politiques en toute confiance, sachant que vous disposez des données nécessaires pour les justifier.

Conclusion

Le respect des horaires est essentiel pour les opérations efficaces des entrepôts, mais les retards, les arrivées anticipées et les absences sont inévitables. En mettant en place une politique claire, en utilisant le bon logiciel de planification des quais et en créant des systèmes de secours pour les arrivées anticipées et les chauffeurs en attente, les entrepôts peuvent minimiser les perturbations et maintenir leur efficacité.

Pour en savoir plus sur la manière dont les gestionnaires d’entrepôts gèrent les arrivées des transporteurs, assistez à notre webinaire ou téléchargez la transcription. Et si vous cherchez une solution pour optimiser la planification de vos quais et améliorer l’efficacité globale de votre entrepôt, contactez un expert du secteur pour découvrir comment le logiciel de planification des quais de C3 Solutions peut vous aider.