SaaS vs Logiciel Sous Licence : Facteurs à Considérer pour votre Analyse des Coûts

Votre entreprise cherche un nouveau système d'information? Une fois que vous avez identifié les fonctionnalités nécessaires, vous devrez déterminer si vous optez pour une solution sous licence, installée sur site, ou pour un modèle basé sur le cloud avec abonnement à un logiciel en tant que service (SaaS). 

Dans un de nos récent livre blanc, « Systèmes de Gestion de la Chaîne d'Approvisionnement en SaaS », ainsi que dans nos blogs, nous avons exploré plusieurs aspects à considérer pour prendre cette décision importante. La sécurité est une question clé (voir notre article « Pas sûr de la sécurité SaaS ? »), tout comme la profondeur des ressources informatiques de votre organisation, que nous avons abordée dans « Systèmes de chaîne d’approvisionnement dans le cloud : 5 avantages pour votre département IT ».

Un calcul complexe

Dans cet article, nous allons nous concentrer sur la question des coûts. Il n’existe pas de méthode simple pour comparer les coûts d’un logiciel sous licence à ceux d’un SaaS. Ce n’est certainement pas aussi évident que de comparer le coût initial de la licence au coût de l’abonnement SaaS.

Et selon l’ampleur du système que vous envisagez d’acquérir, cela pourrait représenter une part importante de votre budget.

Cependant, il existe de nombreux angles à examiner pour vous aider à trancher.

Les coûts à prendre en compte

Supposons que vous connaissez la différence entre le coût de la licence et celui de l’abonnement SaaS.

Ajoutez maintenant les coûts des ressources humaines et matériaux nécessaires au fonctionnement du logiciel. Pour citer quelques exemples, cela inclut les serveurs, l’espace pour les accueillir, les systèmes d’alimentation et de refroidissement, les sauvegardes, les systèmes d’exploitation et les coûts de personnel pour la gestion de projet et le support technique.

Ces actifs physiques nécessitent également des mises à jour ou des remplacements tous les cinq ans environ. Il faut donc également intégrer cela dans vos calculs.

Avec le SaaS, tous ces coûts sont pris en charge par le fournisseur, qui peut les amortir entre tous ses clients. Vous ne payez qu’une fraction des coûts d’infrastructure grâce aux économies d’échelle.

Vous aurez toujours besoin de ressources IT internes pour interagir avec le fournisseur SaaS, mais le modèle basé sur le cloud peut réduire considérablement vos besoins en infrastructure.

Coût d’opportunité

Un autre facteur à considérer est ce que vous pourriez devoir sacrifier en optant pour l'achat d'une licence. Si le logiciel nécessite un investissement initial important, disons autour de 100 000 $ ou plus, quelles seront les conséquences sur votre budget ?

Soustrayez de cet investissement initial le montant que vous dépenseriez pour le SaaS la première année, puis réfléchissez à ce que le reste pourrait financer dès maintenant. Cela pourrait être de la recherche et développement, l’acquisition de clients, des améliorations supplémentaires à la chaîne d’approvisionnement, plus de personnel ou d’autres besoins immédiats de votre entreprise.

Temps perdu

Un autre aspect du coût d’opportunité concerne le temps que votre personnel pourrait perdre si votre département IT lutte pour maintenir un logiciel sous licence en marche. Vous devez prendre en compte les ressources nécessaires pour garantir les mises à jour, ainsi que la maintenance du matériel requis. Pensez également aux heures supplémentaires payées pour des corrections d’urgence.

Cela peut être difficile à prévoir, car les problèmes IT sont souvent imprévisibles, et les changements du marché, les préférences des consommateurs ou des défis venant de la chaîne d’approvisionnement peuvent rendre la solution interne coûteuse en ressources.

Si vous ne parvenez pas à allouer les ressources nécessaires, cela pourrait entraîner des coûts d’opportunité supplémentaires en termes de pertes commerciales dues à des systèmes hors service ou non performants.

Autres facteurs

Vous devez également réfléchir à l’avenir de votre entreprise.

Quel est l'état de votre environnement externe? Si votre industrie traverse une période de bouleversements, il se pourrait que vous ayez besoin d’un système entièrement différent dans quelques années.

Si c'est le cas, opter pour une solution sous licence pourrait finir par coûter encore plus cher si vous devez l'abandonner ou investir dans une mise à niveau majeure à court terme.

La croissance est-elle prévue? Si vous vous développez, un logiciel sous licence peut-il s’adapter à cette croissance ? Et à quel coût ?

La scalabilité du SaaS peut permettre une expansion à moindre coût par rapport à l’achat de nouvelles licences pour une solution sur site.

Recherche sur des cas réels

Une étude réalisée il y a quelques années par Hurwitz & Associates (« The Compelling TCO Case for Cloud Computing in SMB and Mid-Market Enterprises ») a comparé les applications SaaS et sous licence pour les petites et moyennes entreprises.

Ils ont trouvés que le coût total de possession (TCO) du SaaS était 55%  inférieur pour 52 utilisateurs et 35% inférieur pour 200 utilisateurs.

Ils ont également appris que l’infrastructure IT représentait 11% des coûts de la solution sur site, contre 0% pour le SaaS.

La prédiction que permet le  SaaS équivaut à des coûts moins élevés. Avec 65 % alloués à l’abonnement lui-même, tandis que pour le logiciel sous licence, seulement 26% allaient à la licence, avec 41% pour les ressources IT, 7% pour le matériel et 4% pour les logiciels d'infrastructure.

Les modèles étaient similaires étant donné que les coûts de formation représentaient 5% dans les deux modèles, tandis que la consultation était 14% pour le SaaS et 17% pour le logiciel sous licence.

Tirez vos propres conclusions

Ces chiffres sont convaincants dans l’exemple étudié par Hurwitz & Associates. La ventilation des catégories de coûts est utile pour évaluer vos propres options.

Cependant, vous devrez faire vos devoirs, obtenir des prévisions fiables et créer une feuille de calcul avec les données dont vous disposez et vos meilleures estimations.

Comme pour toute planification, prendre le temps de réfléchir soigneusement à cette décision vous permettra de choisir la solution la plus rentable pour votre entreprise, qu’il s’agisse de SaaS ou de logiciel sous licence.

*Nous vous invitons à télécharger notre livre blanc « Systèmes de Gestion de la Chaîne d'Approvisionnement en SaaS » pour plus d’informations sur ce sujet.