En tant que fournisseur d'un logiciel de planification des quais, nous rencontrons de nombreuses approches différentes pour gérer le trafic entrant et sortant du centre de distribution. Chaque opération a son propre ensemble unique de défis et par conséquent des problèmes spécifiques. La plupart des opérations que nous observons sont très manuelles – le système de prise de rendez-vous le plus sophistiqué étant souvent une feuille de calcul colorée ou un écran vert obsolète.
De manière surprenante, la plupart des opérateurs ne pensent pas avoir besoin d'un système, car ils ne reconnaissent pas le coût réel de ces problèmes ou ne croient pas qu'il existe des solutions abordables. Comme le dit l'adage : « La première étape pour résoudre un problème est d'admettre que vous en avez un ». Si l'un de ces cinq signes avant-coureurs décrit votre opération, vous devriez envisager de chercher de l'aide. Voici donc, sans ordre particulier, ces signes :
1. Votre personnel clé d'entrepôt est toujours au téléphone avec les transporteurs.
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Si vous prenez aujourd'hui des rendez-vous avec vos transporteurs sans système automatisé, vous gérez un mini-centre d'appels. Beaucoup d'entreprises ont réduit le nombre d'appels grâce à l'utilisation de courriels ou de fax, mais ces activités restent très chronophages et empêchent votre personnel clé de se consacrer au véritable travail pour lequel vous les avez embauchés.
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En plus de répondre aux appels des transporteurs et de mettre à jour cette feuille de calcul colorée, le service des achats appelle régulièrement pour s'assurer que les fournisseurs impliqués dans cette grande promotion tiennent leurs engagements.
2. Il y a régulièrement une file de camions devant votre entrepôt.
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À un moment donné, la sécurité ne laissera tout simplement pas les chauffeurs entrer dans la cour. Cela peut être dû au non-respect des rendez-vous par les transporteurs ou à leur arrivée sans rendez-vous. Une autre cause de ce problème est que l'opération est en retard parce que le chauffeur n'avait pas de paiement pour le service de déchargement, ou peut-être que le fournisseur n'a pas chargé la remorque comme l'acheteur l'avait demandé, ce qui rend le déchargement difficile.
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Quelle qu'en soit la cause, ce problème peut entraîner des frais de détention imposés par les transporteurs et des problèmes juridiques potentiels avec les autorités locales.
3. Le produit dont vous avez besoin ne semble jamais être disponible.
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Comment vous assurez-vous que le produit impliqué dans cette promotion importante reçoit la priorité absolue ?
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C’est un défi, et pour y parvenir, cela implique beaucoup de changements de dernière minute dans le planning, des appels et courriels supplémentaires et des heures supplémentaires sur le quai.
4. Vous payez trop d'heures supplémentaires à vos travailleurs de quai.
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En fin de journée, le produit doit absolument être déchargé et reçu aujourd'hui ! La direction approuvera les heures supplémentaires et autres frais, mais vous savez que c’est dû à une mauvaise planification et une organisation inefficace !
5. Vous passez des heures à compiler des rapports.
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Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne pouvez pas mesurer. Mesurer la ponctualité des livraisons et d’autres indicateurs de conformité des fournisseurs est une tâche extrêmement laborieuse. Est-ce que, comme la plupart des opérations, vous passez une journée par mois à compiler des rapports ? Pour aggraver les choses, la plupart de ces rapports sont basés sur des données souvent inexactes ou incomplètes et donc facilement contestées par les transporteurs ou les fournisseurs.
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Une lueur d’espoir
La bonne nouvelle est qu’il est beaucoup moins pénible de mettre en place une solution que de continuer à vivre avec le problème. Un système de planification des rendez-vous peut vous aider à construire un plan adapté à votre opération, à exécuter ce plan, à automatiser la communication et à mesurer tout ce qui concerne ce planning, y compris la conformité des fournisseurs et des transporteurs.
Si vous souhaitez une démonstration en direct d'un système de planification des rendez-vous basé sur le web, contactez-nous pour une démonstration de notre système - C3 Reservations.
