3 Essentiels pour Surmonter la Folie de votre Planification des Quais

Les quais, qu’il s’agisse d’entrepôts traditionnels, de sites de production, de magasins de détail, d’hôpitaux ou de centres de congrès, peuvent être très complexes à gérer. À un niveau élevé, il s’agit simplement de faire entrer et sortir les produits de l’entrepôt et de faire retourner les chauffeurs aussi rapidement que possible.

Cependant, les volumes relatifs et les nombreuses variables en jeu peuvent rapidement transformer vos opérations de quai en une logistique compliquée. Quels sont les symptômes qui indiquent que quelque chose ne va pas dans vos opérations de quai ? Pouvez-vous identifier les coûts directs associés ? Quelles solutions possibles existent ?

Symptômes que votre quai est en désordre

Les histoires les plus courantes que nous entendons peuvent être résumées comme suit :

• Les camions arrivent à tout moment, créant ainsi de la congestion dans la cour.

• Bien que vous planifiiez des rendez-vous pour vos quais, les chauffeurs ne respectent pas les horaires fixés. De même, l’entreprise attribue une large plage de livraison (par exemple, 6 heures) pour une date donnée, ce qui revient presque à ne pas avoir de rendez-vous.

• Le planificateur reçoit des informations incomplètes (par exemple, uniquement le nom du transporteur). Les détails qui peuvent influencer le temps de déchargement (par exemple, la quantité de matériaux arrivant, leur mode de chargement, le nombre de bons de commande et de lignes) sont essentiels pour planifier efficacement.

• Le manque de visibilité sur les expéditions entrantes rend difficile la planification des effectifs, obligeant à recourir a payer pour des heures supplémentaires.

• Des feuilles de calcul et des calendriers multiples sont utilisés, gérés par plusieurs collaborateurs, ce qui engendre des confusions et des erreurs dans les opérations de quai.

• Les acheteurs passent des commandes pour des marchandises à livrer à l’entrepôt sans tenir compte de la capacité.

Les coûts associés à une mauvaise planification et gestion des quais

Bien que peu d’entreprises soient capables de ventiler les coûts réels liés à des opérations de quai inefficaces (autres que les heures supplémentaires), la dernière chose que vous voulez faire est de les sous-estimer, notamment :

• Pénalités pour frais de rétention des chauffeurs.

• Pertes de ventes (par exemple, promotions hebdomadaires au détail, ruptures de stock) dues à votre incapacité à recevoir des marchandises prioritaires.

• Stockage externe périodique requis en raison d’un manque de visibilité sur la capacité de l’entrepôt par rapport aux volumes entrants.

• Taux des transporteurs et coûts des marchandises vendues (COGS) gonflés pour compenser le temps perdu à livrer à votre entrepôt.

• Heures supplémentaires payées aux travailleurs des quais qui pourraient être éliminées en équilibrant les activités des quais sur le quart de travail.

Il y a de l’espoir !

Tout commence par un plan

Que vous autorisiez actuellement les chauffeurs à arriver sur la base du premier arrivé, premier servi ou que vous programmiez déjà les chargements, la première cause racine à analyser est l'absence de plan. Si vous parlez à un planificateur expérimenté, il vous expliquera comment il répartit les livraisons ou les retraits selon le type de commande, le type de produit, la complexité du déchargement/chargement, etc. Il peut également traiter différemment les chargements partiels (LTL), les chargements complets (FTL), les conteneurs et les wagons.

Pour certains sites, répartir les chargements uniformément au courant de la journée peut suffire. D’autres devront se restreindre à un seul chargement de conteneur par période ou pour certains produits (par exemple, eau, papier, cosmétiques). Dans le domaine de la logistique, un horaire ne peut pas simplement être une réplique d’un calendrier classique. Vous ne réservez pas simplement un créneau horaire générique. Plusieurs dimensions doivent être prises en compte. Vous devez dresser une liste de tous les facteurs et variables qui influencent le temps de rotation d’un camion et trouver un système de planification des quais qui pourra les prendre en charge.

La visibilité est la clé

Malgré leurs meilleurs efforts pour planifier et programmer les chargements, les entreprises continuent de signaler des problèmes d’heures supplémentaires, de temps d’attente des chauffeurs et de capacité des entrepôts. Pourquoi ? La réponse simple est le manque de visibilité.

Dans un processus de planification manuel, utilisant une feuille de calcul ou un calendrier papier, le responsable d’entrepôt aura du mal à obtenir les données nécessaires pour planifier ses effectifs ou même avertir les acheteurs d’un problème de capacité imminent. Le défi est amplifié lorsque plusieurs planificateurs travaillent sur l’approbation des rendez-vous à travers plusieurs sites. Les entreprises peuvent demander aux planificateurs de saisir les données des rendez-vous dans leur WMS, ERP, ou TMS, offrant une certaine visibilité, mais limitée par la perspective du système concerné. En d’autres termes, saisir les numéros de commande dans le WMS avec leurs quantités respectives ne montrera pas comment elles sont chargées (par exemple, chargées au sol ou sur palettes), limitant ainsi la visibilité sur le temps de déchargement ou les besoins en main-d’œuvre. De la même manière, le TMS se concentre sur la gestion des expéditions à collecter et ne fournit pas une vue complète qui inclut, par exemple, le fret prépayé et les transporteurs. Les chargements nécessitant une mise en attente constituent un autre exemple pertinent. Quel système permettra de limiter le nombre de chargements mis en attente autorisés durant un quart de travail ?

Par conséquent, la solution idéale est de disposer d’un système de planification des quais qui intègre les données avec vos autres systèmes d’information, offrant le meilleur des deux mondes : un outil de planification efficace avec une visibilité complète.

Gérer les plages de livraison

J’ai récemment rencontré un détaillant qui offre une plage de livraison de six heures à ses fournisseurs. Cela a du sens si vous considérez cela du point de vue de l’approvisionnement des magasins. L’objectif de l’entreprise est que le produit arrive le jour prévu, soit reçu comme inventaire, que la préparation commence et que les objectifs de réapprovisionnement soient atteints. Cependant, cela complique les choses pour l’équipe de réception. Cela crée des périodes de réception de pointe, augmentant les temps d’attente des chauffeurs, les heures supplémentaires et le stress du personnel gérant les quais.

Sans perdre de vue l’objectif ultime (c’est-à-dire le réapprovisionnement ponctuel des magasins), le système de planification des quais peut gérer la plage de livraison tout en optimisant les opérations des quais. Un système tel que "C3 Reservations" peut, en plus de lire la date de livraison prévue, prioriser les horaires de rendez-vous en interprétant divers champs de commande et de rendez-vous, tout en appliquant des règles et contraintes commerciales spécifiques. Qu’il s’agisse d’une règle générale ou spécifique à une commande, la gérer efficacement améliorera grandement la fluidité des opérations.

Les prochaines étapes...

Si votre quai est en désordre, vous n’êtes pas seul. Indépendamment de la taille de votre entreprise ou du fait que vous planifiez déjà les rendez-vous ou non, l’absence de plan, de visibilité et d’un système dédié est souvent la cause principale de vos problèmes.

Les prochaines étapes pour résoudre ce désordre consistent à faire l’inventaire des points suivants :

• Quels facteurs influencent vos opérations de quai ? En particulier ceux qui devraient faire partie du plan global.

• Quelles contraintes et règles devez-vous appliquer aux facteurs influençant vos opérations de quai ?

• Quels sont les acteurs/utilisateurs de votre chaîne d’approvisionnement et à l'interne qui devraient avoir une visibilité sur les opérations des quais ?

• Quelles sont vos priorités en matière de réception et d’expédition ?

• Avec quels systèmes d’information, le cas échéant, le système de planification des quais devrait-il échanger des données ?

• Quels rapports et tableaux de bord seraient utiles pour mesurer la productivité des quais et les indicateurs de performance clés ?