Un lundi matin, les camions s’alignent aux quais de chargement et le personnel fait de son mieux pour accommoder tout le monde. Mais cela n’est clairement pas suffisant. Cela devient rapidement le chaos. Mais selon vous, quelle est la raison ? Ce n’est pas l’arrivée soudaine de nombreux camions. C’est dû à un manque de planification.
Ce chaos se produit lorsqu’une planification appropriée des quais n’est pas en place. Avec la planification des quais, chaque livraison ou ramassage est programmé dans un calendrier, éliminant le besoin d’appels téléphoniques et de feuilles de calcul interminables.
Dans ce système, un rendez-vous permanent est un type de créneau horaire réservé. C’est un rendez-vous de quai récurrent, un créneau fixe réservé pour des livraisons régulières. Par exemple, si un fournisseur envoie une expédition chaque mardi à 8 h 00, vous pouvez programmer un rendez-vous permanent pour cette heure. Cela signifie qu’ils n’ont pas besoin de réserver de nouveau chaque semaine et que le créneau est déjà mis de côté pour eux.
Contrairement à un rendez-vous unique que vous réservez sur le moment, un rendez-vous permanent est répété automatiquement selon un horaire prédéterminé. Il « reste » sur le calendrier jusqu’à ce qu’il soit modifié. En termes techniques, c’est comme créer une réunion récurrente régulière dans une application de calendrier. Avec les rendez-vous permanents, vous préchargez le calendrier avec des créneaux pour vos partenaires récurrents. Cela permet de gagner du temps et de faciliter la vie de tout le monde, tout en permettant des modifications si nécessaire.
Économise le temps de planification
Au lieu d’appeler ou d’envoyer un courriel chaque semaine, le personnel n’a pas à ressaisir la même livraison encore et encore. En fait, avoir des rendez-vous permanents « fait gagner du temps pour les horaires répétitifs ». Un rapport a même révélé qu’en passant à un processus de planification en ligne, un magasin a économisé environ une heure de travail par quart. C’est du temps que l’équipe peut utiliser pour d’autres tâches.
Garantit des fenêtres de livraison constantes
Vos fournisseurs et transporteurs importants obtiennent une fenêtre de livraison fixe sur laquelle ils peuvent compter. Ils savent, par exemple, « chaque lundi à 10 h, c’est notre créneau ». Cela renforce la confiance et réduit les surprises pour les deux parties. Comme l’a dit un expert, bloquer des créneaux récurrents « assure un niveau de constance » pour les partenaires qui livrent régulièrement.
Réduit les erreurs et les conflits
Puisque le système réserve un créneau à l’avance, vous évitez de réserver deux fois le même quai ou d’avoir trop de camions en même temps. Dans un système manuel, la double réservation arrive souvent. Un système de planification des quais empêche cela en ne permettant pas de réserver un créneau déjà pris. Cela signifie moins de conflits et un flux plus fluide.
Meilleure planification des ressources
Les rendez-vous permanents permettent de planifier la main-d’œuvre, l’espace et l’équipement à l’avance. Vous savez combien de manutentionnaires prévoir ou combien d’espace est nécessaire chaque matin. Certains systèmes permettent même de préconfigurer les besoins en main-d’œuvre et en espace pour chaque rendez-vous récurrent. Par exemple, vous pouvez dire au système : « Chaque vendredi, quand le transporteur X vient, nous avons besoin de deux chargeurs. » Le système bloque alors automatiquement 2 travailleurs pour ce créneau.
Libère le personnel pour les exceptions
Avec les tâches routinières en pilote automatique, votre équipe peut se concentrer sur les changements de dernière minute et les cas particuliers. Vous évitez de perdre du temps sur la planification de base pour les expéditions répétées et vous avez ainsi de la marge pour gérer les imprévus (comme une demande urgente de livraison ou un camion en retard).
Améliore les délais de rotation et renforce la satisfaction des transporteurs et des clients
Les transporteurs apprécient de savoir qu’ils ont une place garantie (au lieu de risquer de longues attentes). Les clients et fournisseurs bénéficient d’horaires de livraison plus fiables. Avec le temps, cela conduit à des délais de rotation plus précis et prévisibles, et à des partenariats plus solides car tout le monde sait exactement quand et où les choses se passent.
En bref, les rendez-vous permanents rationalisent les expéditions routinières et transforment une planification imprévisible en quelque chose de prévisible.
Identifier vos expéditions récurrentes
Examinez vos données ou demandez à vos fournisseurs : Quelles livraisons ont lieu selon un horaire fixe ? Exemples courants : réapprovisionnements hebdomadaires, denrées périssables quotidiennes, expéditeurs réguliers à gros volumes. Faites une liste de ces expéditions routinières.
S’entendre sur le créneau avec les transporteurs/fournisseurs
Coordonnez-vous avec les partenaires logistiques qui effectuent ces livraisons. Par exemple : dites à un transporteur « Vous avez un créneau permanent le vendredi à 9 h ». Assurez-vous qu’ils acceptent ce créneau récurrent.
Configurer dans votre système de planification
Dans votre portail de planification des quais, créez une entrée de rendez-vous permanent pour ce partenaire. Saisissez la date/heure régulière et notez toute exigence particulière (comme le nombre de palettes ou l’équipement nécessaire). De nombreux systèmes permettent également de joindre des documents ou des notes à ce rendez-vous.
Définir la durée et les règles des créneaux
Ne supposez pas que chaque créneau récurrent a la même durée. Personnalisez la durée en fonction de la charge typique. Une entreprise a constaté que les petites charges nécessitaient seulement 30 minutes, tandis que les plus grosses prenaient 3 heures. De plus, établissez des règles comme des heures limites ou quels transporteurs peuvent réserver à l’avance.
Définir l’expiration ou le renouvellement
Utilisez les fonctions du système pour éviter des blocages indéfinis dans votre calendrier. Par exemple, vous pouvez définir une date d’expiration sur un rendez-vous permanent afin qu’il soit libéré automatiquement si le fournisseur cesse d’expédier.
Communiquer et rappeler
Assurez-vous que le transporteur sait comment « s’enregistrer » pour ce créneau. De nombreux systèmes envoient des courriels de confirmation ou des rappels automatisés aux parties concernées. Vous pouvez également afficher les rendez-vous permanents sur un calendrier visible pour que votre équipe voie les créneaux bloqués chaque jour.
Surveiller et ajuster
Avec le temps, surveillez comment ces rendez-vous fonctionnent. Si une expédition récurrente s’arrête ou augmente, mettez-la à jour ou annulez-la. Si les chauffeurs sont systématiquement en retard malgré un rendez-vous confirmé, travaillez avec le transporteur pour régler les problèmes de trajet.
Les étapes exactes dépendront de votre logiciel, mais l’idée de base est simple : identifiez vos routines → verrouillez le créneau → laissez le système l’appliquer. Avec des outils de planification modernes et infonuagiques, vous pouvez souvent le faire en quelques minutes une fois les règles définies.
Un rendez-vous permanent en planification des quais est comme une heure de réunion fiable et répétée pour les camions. Il élimine les appels aller-retour et évite la confusion pour les livraisons régulières. Le logiciel de planification des quais à la fine pointe de la technologie de C3 fait exactement cela, et bien plus encore.
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